Email là một cách tuyệt vời để truyền thông giữa người nọ với người kia một cách nhanh chóng. Tuy nhiên thư rác (spam) đã làm cho các nhà cung cấp dịch vụ Internet cảnh giác đối với email gửi cùng lúc đến nhiều người. Nếu bạn gửi một thông điệp đến hàng trăm người trong nhóm làm việc, ISP sẽ chặn lại và chỉ gửi thông điệp đến một số người hạn chế, phần đông còn lại thì ISP gửi trả lại một thông báo lỗi.

Hầu hết các dịch vụ email đều hạn chế số lượng địa chỉ bạn các trường To:, Cc:, và Bcc:. Bạn có thể bị hạn chế trong khoảng 100, 50 hoặc thậm chí 25 địa chỉ trong 3 trường đó. Một số công ty cũng điều tiết đầu ra đối với tất cả email của bạn: ví dụ khi có hơn 1000 thông điệp mỗi ngày thông qua tài khoản Comcast của bạn thì ISP sẽ tạm dừng nó lại trong vòng 24 giờ, và cho rằng máy tính của bạn bị nhiễm spam.

Tạo một danh sách phân phối

Bạn có thể dùng mẹo để tránh được các hạn chế đó. Nếu bạn giao tiếp chủ yếu với những người trong dang sách liên lạc của chương trình email hoặc sổ địa chỉ thì bạn hãy chia chúng thành các nhóm có số lượng nhỏ hơn giới hạn của dịch vụ. Ví dụ trong Outlook 2003 and 2007, bạn chọn Contacts > Actions > New Distribution List để tạo một danh sách như vậy. Để thực hiện tương tự trong Outlook Express 6, click Addresses để mở Address Book, sau đó chọn File > New Group. Trong Mozilla Thunderbird 1.5, chọn Address Book > New List. Một cách đơn giản nhất để chia danh sách thành các nhóm nhỏ là nhóm chúng theo thứ tự bảng chữ cái.

Sự riêng tư: Quy ước mặc nhận của Bbc

Việc gửi email đến hàng trăm liên lạc thông qua Gmail là hoàn toàn dễ dàng, chỉ cần paste danh sách địa chỉ vào trường To: và kích Send. Tuy vậy, những người nhận email của bạn có thể cho bạn địa chỉ email của họ không có nghĩa là họ muốn chia sẻ với mọi người. Cách tốt ở đây là viết một địa chỉ vào trường To:, phần còn lại trong trường Bcc:. (Một số chương trình email và các dịch vụ có thể yêu cầu thêm bước kích hoạt trường này). Các máy chủ email có thể gỡ bỏ địa chỉ Bcc: trước khi chuyển tiếp thư tín, điều này giúp bảo vệ được sự riêng tư của người nhận.

Tạo một tài khoản Gmail

Nếu luồng email của bạn quá nặng đối với dùng cách danh sách phân phối thì bạn hãy xem xét đến việc tạo một tài khoản Gmail riêng chi dùng cho các thư nhóm. Không chỉ cho phép bạn tạo nhiều địa chỉ email đa dạng mà dịch vụ mail của Google này còn cho phép bạn đặt đến 500 địa chỉ trong các trường To:, Cc:, và Bcc:. (Yahoo Mail hạn chế bạn ở con số 100 địa chỉ, Windows Live Hotmail hạn chế bạn trong con số 100 thư tín trong một ngày).

Tài khoản Gmail cho phép chạm tới được những hạn chế của ISP về vấn đề số lượng các địa chỉ email, nhưng giải pháp này thiếu uyển chuyển. Bạn nên giữ các địa chỉ email của nhóm trong một cơ sở dữ liệu riêng biệt. Tuy nhiên việc copy và paste hàng trăm địa chỉ vào thư tín mỗi lần muốn gửi một email sẽ mất nhiều công hơn những gì bạn nghĩ ban đầu.

Mặc dù vậy, các dịch vụ Google Groups và Yahoo Groups miễn phí thực hiện công việc khó khăn này cho bạn, việc gửi các công văn đến nhiều thành viên trong danh sách và cho phép bạn có thể nâng cấp địa chỉ của chính họ và cấp phát các tùy chọn. Tất cả những gì bạn làm là gửi một thư tín đến một địa chỉ phân phối email đơn của nhóm. Thêm vào đó để làm việc dễ dàng, cả hai dịch vụ này đều cho bạn quay trở về danh sách diễn đàn trực tuyến.